Significado de las facturas
Pregunte a cualquier empresario cuál es su actividad empresarial menos favorita y casi todos dirán “el papeleo”. Sin embargo, todo el mundo tiene que ocuparse de él si quiere que su negocio funcione. Sin embargo, averiguar cómo organizar las facturas y los recibos no tiene por qué parecer un calvario. Si necesitas algunos consejos para facilitar esta parte de tu vida, consulta este artículo.
¿Qué son las facturas y los recibos en contabilidad? En primer lugar, aclaremos de qué documentos estamos hablando. Una factura es una solicitud de pago. Una vez que se ha entregado un producto o servicio a un cliente, se le envía una factura, pidiéndole así que lo pague. Este documento no tiene una plantilla estándar, pero por lo general, contiene detalles que informan lo más posible sobre una transacción. Dichos detalles suelen ser la fecha y la hora de la transacción, el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del pago, qué bienes/servicios se entregan, su precio y cantidad, los nombres del proveedor y del cliente y los códigos fiscales, etc.
La mejor manera de presentar las facturas de las cuentas por pagar
El seguimiento de las facturas y los pagos es crucial para el éxito de una pequeña empresa, ya que los importes pagados afectan al flujo de caja de que dispone una empresa para pagar sus gastos. Una empresa debe utilizar un programa de software de contabilidad profesional para este seguimiento. Un buen programa será accesible desde la nube y vendrá con un panel de control que muestre la cantidad total de facturas pagadas y no pagadas, los gastos y los beneficios de una empresa.
No quieres un programa de software que descargues en tu escritorio. Eso significa que sólo tú puedes acceder a él, y sólo cuando estés en tu ordenador. Lo que quieres es la comodidad del acceso a la nube, con un programa que te permita introducir o acceder a la información desde el ordenador de tu casa, desde una aplicación en tu dispositivo móvil o desde cualquier lugar.
Si dirige su propia pequeña empresa, considere la posibilidad de dejar que todos los miembros de su personal introduzcan sus propios gastos. Esto le ahorrará tiempo a usted, o al miembro del personal normalmente delegado para hacer esta tarea. Por lo tanto, asegúrese de que el software permite múltiples usuarios y que puede restringir el acceso a ciertas funciones (no querrá compartir las finanzas de su negocio con todo el mundo que tenga un acceso).
Cómo hacer un seguimiento de las facturas y los pagos en Excel
Puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros que se adapte a su negocio y que muestre claramente sus ingresos y gastos. El tipo de negocio al que se dedique afecta al tipo de registros que debe mantener a efectos de los impuestos federales. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de sus transacciones comerciales. Este resumen se hace normalmente en los libros de su negocio (por ejemplo, los diarios y libros de contabilidad). Sus libros deben mostrar sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta corriente de la empresa es la principal fuente de entradas en los libros de la empresa.
Algunas empresas optan por utilizar programas de software de contabilidad electrónica o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija debe cumplir los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener información más detallada, consulte la publicación 583, Starting a Business and Keeping Records.
Cómo hacer un seguimiento de los pagos recibidos
Sabes que ha llegado la época de los impuestos cuando recibes un empujón de tu contable o de la ATO recordándote que tienes que reunir todos tus documentos. Si has estado atento durante todo el año, puede que tengas todo lo que necesitas, pero lo más frecuente es que tengas un montón de papeles, algunos de ellos relevantes, otros no. De repente también te acordarás de las cosas que has comprado y cuyo recibo se ha perdido o ha ido a parar a la papelera. Puede ser tentador tirar la toalla y, con ella, cualquier posible deducción. Si esta situación le resulta familiar, no está solo. Cuando se trata de llevar registros, la mayoría de los particulares y las pequeñas empresas australianas están en el mismo barco.
Tener los registros fiscales organizados puede ayudarle a obtener mejores devoluciones. Dejando a un lado las devoluciones, la ATO está tomando medidas enérgicas contra las deducciones dudosas, así que si piensas reclamarlas, tienes que ser capaz de demostrarlas. Estos son algunos consejos que le ayudarán a dejar de lado la caja de cambios y a poner en orden sus registros:
Cuando se trata de llevar un registro para la declaración de la renta, existe la idea errónea de que todo se reduce a los recibos de aparcamiento y gasolina. En realidad, hay muchas más cosas que debes archivar para la declaración de la renta.